A lista varia conforme o acervo e a comarca, mas a estrutura é sempre a mesma: documentos do falecido, dos herdeiros, dos bens e as certidões negativas. Faltando um item, o cartório devolve ou o juízo intima para emenda — e o relógio do ITCMD continua correndo.
Documentos do falecido
- Certidão de óbito, em via atualizada;
- RG e CPF;
- Certidão de casamento atualizada, com averbação do óbito, ou certidão de nascimento se solteiro;
- Pacto antenupcial registrado, se houver;
- Comprovante do último endereço, que define a competência;
- Certidão de testamento emitida pela CENSEC;
- Comprovante de aposentadoria ou benefício, quando houver.
Documentos dos herdeiros
- RG e CPF de cada herdeiro;
- Certidão de nascimento ou de casamento atualizada;
- Pacto antenupcial dos herdeiros casados, se houver;
- Comprovante de endereço;
- Documentos do cônjuge de cada herdeiro, quando o regime exigir anuência;
- Procuração pública com poderes especiais, para quem não comparecer pessoalmente.
Havendo companheiro, é preciso comprovar a união estável — por escritura declaratória, contrato de convivência ou, na falta desses, por reconhecimento judicial.
Documentos dos bens
- Imóveis urbanos: matrícula atualizada, carnê de IPTU com valor venal e certidão negativa de tributos municipais;
- Imóveis rurais: matrícula, CCIR, ITR dos últimos cinco exercícios e certidão de regularidade do INCRA;
- Veículos: CRLV e consulta de débitos e multas;
- Contas e investimentos: extratos na data do óbito e declaração de saldo emitida pela instituição;
- Cotas de empresa: contrato social consolidado, alterações e último balanço;
- Consórcios, seguros e previdência privada: contrato e posição na data do óbito.
Certidões negativas
São as que costumam demorar mais e por isso devem ser as primeiras a serem pedidas:
- Certidão conjunta de débitos federais, da Receita Federal e da PGFN, em nome do falecido;
- Certidão de tributos estaduais;
- Certidão de tributos municipais, geralmente por imóvel;
- Certidão negativa de testamento (CENSEC);
- Certidão de ações trabalhistas e cíveis, conforme a exigência da comarca.
O que muda entre cartório e Justiça
| Extrajudicial | Judicial | |
|---|---|---|
| Base documental | Praticamente a mesma | Praticamente a mesma |
| Certidão de testamento | Sempre exigida | Sempre exigida |
| Certidões fiscais | Exigidas antes da lavratura | Exigidas antes da homologação |
| Procuração | Pública, com poderes especiais | Particular para o advogado é aceita |
| Prova de união estável | Documental, em regra | Admite prova em juízo |
| Documento final | Escritura pública | Formal de partilha |
A ordem que economiza tempo
Uma sequência que evita retrabalho: comece pela certidão de óbito e pela certidão de testamento, porque elas definem a via. Em paralelo, peça as certidões fiscais, que são as mais demoradas. Depois reúna os documentos pessoais, que estão com a família. Por último levante os documentos dos bens, que exigem consulta a cartórios e órgãos.
Se houver herdeiro no exterior, agende o consulado no primeiro dia — costuma ser o item de maior prazo do processo inteiro.
Perguntas frequentes
Quais documentos são indispensáveis para iniciar?
Certidão de óbito, documentos pessoais do falecido e dos herdeiros, certidão de casamento atualizada com averbação do óbito e certidão negativa de testamento da CENSEC.
Preciso de certidão negativa de testamento mesmo sem testamento?
Sim. A certidão da CENSEC é exigida justamente para comprovar que não existe testamento registrado, e sem ela o cartório não lavra a escritura.
A lista é diferente no inventário em cartório?
A base documental é praticamente a mesma. A diferença principal está na procuração, que na via extrajudicial precisa ser pública com poderes especiais.
Quais documentos demoram mais?
As certidões fiscais, especialmente a conjunta federal, e as procurações de herdeiros no exterior. Ambas devem ser as primeiras a serem providenciadas.
Preciso dos documentos do cônjuge dos herdeiros?
Quando o regime de bens exigir anuência para os atos de partilha, sim. Vale verificar caso a caso.
Como comprovo união estável no inventário?
Por escritura declaratória, contrato de convivência ou, na falta desses, por reconhecimento judicial — o que, em regra, leva o caso para a via judicial.
Base legal
Dispositivos que fundamentam o que foi tratado nesta página. A legislação pode ser alterada; confirme a redação vigente na data da sua consulta.
- CPC, art. 620Define o conteúdo das primeiras declarações, que exigem a descrição dos herdeiros e dos bens.
- CPC, art. 610, §1ºPermite a escritura pública quando todos os interessados são capazes e concordes.
- CPC, art. 654Condiciona a homologação da partilha à prova de quitação dos tributos relativos aos bens do espólio.
- Resolução CNJ 35/2007Disciplina a documentação exigida nos inventários e partilhas extrajudiciais.
- Lei 6.015/1973, art. 167Relaciona os títulos sujeitos a registro, entre eles o formal de partilha e a escritura de inventário.